Le "3K": Kiss - Kick

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Quante volte ti sei trovato nella scomoda posizione di dover dare una cattiva notizia?
Come comunicare nella maniera più delicata possibile l’esito di una promozione negata, di un colloquio andato male o di una proposta da respingere?
Non disperare, ci sono efficaci tecniche di scrittura che possono aiutarti a comunicare un messaggio sgradito.

Tra i metodi preposti a tale fine, troviamo la tecnica del “Bottom Line In The Middle” ovvero la situazione in cui l’argomento principale è posto in mezzo tra l’introduzione e la conclusione, la formula “good news – bad news – good news” cioè una notizia cattiva fra due buone o la modalità delle “3K”, sigla esemplificativa di “Kiss – Kick – Kiss”, ossia un calcio fra due baci, tecnica su cui si concentrerà il prossimo paragrafo.

Le “3K”: Kiss – Kick – Kiss

Regola numero uno per comunicare bene una notizia spiacevole è quella di mettersi nei panni del lettore e munirsi di sensibilità!
Questo aiuterà a conservare una buona relazione con il lettore riducendo l’impatto negativo che può provocare una lettera scritta di fretta e con poco riguardo.

Regola numero due è strutturare la lettera seguendo il criterio del Kiss – Kick – Kiss: usare un tono di cortesia in apertura per creare sintonia, annunciare nel corpus centrale dello scritto la bad news e chiudere con un tocco positivo per attenuare l’impatto della cattiva notizia.
Un vero e proprio calcio tra due baci!

Le “3K”: un esempio pratico

Quale di queste due lettere ti sembra più efficace per comunicare una notizia spiacevole, conservando però una buona relazione con il lettore?

Esempio 1

Gentile dottoressa Bastianini,la sua offerta di collaborazione per il progetto di “Operazione Marketing Immaginificio” non può essere da noi accettata.
La ringraziamo comunque per averci dedicato il suo tempo e le sue energie.
Terremo in considerazione la sua professionalità e ci auguriamo di trovare in futuro un’altra opportunità.
Cordiali saluti,
immaginificio.com

Esempio 2

Gentile dottoressa Bastianini,grazie per le energie che ci ha dedicato.
La sua offerta per il progetto di “Operazione Marketing Immaginificio”, però, è un pò lontana dalle nostre attuali possibilità. Per compiere passi così importanti dobbiamo prima sistemare alcune situazioni di organizzazione interna.
Quando saremo pronti, ci rivolgeremo senz’altro a lei. Risentiamoci fra circa sei mesi.Cordiali saluti,
immaginificio.com

Nell’Esempio 1 anche se si sente l’intenzione di non ferire il lettore, l’apertura è piuttosto dura. Con questo approccio il lettore non potrà apprezzare i paragrafi successivi, seppur positivi.

Contrariamente, l’Esempio 2 presenta un’apertura amichevole anche se fa intuire la cattiva notizia che arriverà però solo nel secondo paragrafo dello scritto. È importante che la bad news venga espressa in modo chiaro, senza fronzoli e ben motivata, infatti, se il messaggio negativo viene presentato in maniera oggettiva risulta essere accettabile o comunque meno sgradito! Infine, la chiusura lascia sperare in una possibile collaborazione futura.
Questo secondo approccio risulta sicuramente più efficace, la dottoressa Bastianini apprezzerà lo sforzo dell’autore di conservare una buona relazione, nonostante la notizia spiacevole comunicatale.

Cosa ne pensi?
Può capitare a tutti dover annunciare una cattiva notizia, impara ad addolcire la pillola per mantenere un buon rapporto con l’interlocutore!

Fonti:

Lucchini A. (2001), Business writing. Scrivere nell’era di Internet, Sperling & Kupfer, Milano